Procedura pentru modulul „Semnarea electronică a rapoartelor și accesul entităților publice la funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug” din 13.04.2016

În vigoare de la 21 aprilie 2016

Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 307 din 21 aprilie 2016. Formă aplicabilă la 13 martie 2019.

CAPITOLUL I Cadrul general A se vedea și Ordin 2744/2017.

Art. 1. –

În înțelesul prezentei proceduri, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

a) administratori – funcționari publici din cadrul unităților teritoriale ale Trezoreriei Statului care au stabilite prin fișele de post atribuții de înrolare în sistemul național de raportare – Forexebug a persoanelor pentru care se solicită înrolarea de către entitățile publice;

b) certificat digital calificat – certificat digital care respectă prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată;

c) semnarea electronică a rapoartelor – aplicarea unei semnături electronice de către persoanele înrolate, utilizând certificatul digital calificat pe rapoartele transmise de către entitățile publice, conform prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 88/2013 privind adoptarea unor măsuri fiscal- bugetare pentru îndeplinirea unor angajamente convenite cu organismele internaționale, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, aprobată cu modificări prin Legea nr. 25/2014, cu modificările ulterioare, și procedurii de funcționare a sistemului național de raportare – Forexebug;

d) persoană înrolată – conducătorul entității publice sau persoana căreia i-au fost delegate aceste atribuții, în condițiile legii, potrivit prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 88/2013 privind adoptarea unor măsuri fiscal-bugetare pentru îndeplinirea unor angajamente convenite cu organismele internaționale, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, aprobată cu modificări prin Legea nr. 25/2014, cu modificările ulterioare, și procedurii de funcționare a sistemului național de raportare – Forexebug, și care are înregistrat în sistem cel puțin un rol;

e) punct unic de acces – platforma dezvoltată de Ministerul Finanțelor Publice prin care entitățile publice pot accesa funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug privind înregistrarea, modificarea electronică a datelor, transmiterea electronică a documentelor, obținerea documentelor electronice generate de sistem conform prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 88/2013 privind adoptarea unor măsuri fiscal-bugetare pentru îndeplinirea unor angajamente convenite cu organismele internaționale, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, aprobată cu modificări prin Legea nr. 25/2014, cu modificările ulterioare, și procedurii de funcționare a sistemului național de raportare – Forexebug, precum și alte informații publice (manuale de utilizare, legislație în domeniu, rapoarte etc.);

f) rapoarte – formulare electronice prevăzute de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 88/2013 privind adoptarea unor măsuri fiscal-bugetare pentru îndeplinirea unor angajamente convenite cu organismele internaționale, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, cu modificările ulterioare, și de procedura de funcționare a sistemului național de raportare – Forexebug;

g) revocare – anularea dreptului de acces la funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug al persoanei înrolate;

h) rol – ansamblul atribuțiilor îndeplinite de către persoana înrolată privind semnarea electronică a documentelor și accesarea funcționalităților sistemului național de raportare – Forexebug prin „Punctul Unic de Acces”;

i) notificare – documentul transmis în format electronic de către sistemul național de raportare – Forexebug, prin care se comunică entității publice acceptarea sau respingerea rapoartelor transmise în sistem, conținând și motivarea respingerii.

Art. 2. –

(1) Transmiterea electronică a rapoartelor și accesul entităților publice la funcționalitățile Sistemului național de raportare – Forexebug se realizează prin accesarea site-ului Ministerului Finanțelor Publice, prin „Punctul Unic de Acces” – Sistemul național de raportare – Forexebug.

(2) Semnarea electronică a rapoartelor și accesul la funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug al entităților publice se realizează de către persoanele înrolate.

(3) Rolurile care pot fi deținute de persoanele pentru care se solicită înrolarea de către entitățile publice sunt următoarele:

a) vizualizarea rapoartelor generate de sistem (rapoarte, notificări, extrase de cont etc.);

b) acces pentru utilizarea aplicației Control Angajamente Bugetare (CAB); acest rol permite înregistrarea/modificarea electronică a datelor introduse în aplicația CAB, precum și vizualizarea informațiilor din această aplicație;

c) vizualizarea informațiilor (fără drept de modificare) din aplicația Control Angajamente Bugetare (CAB);

d) semnarea și transmiterea documentelor în format electronic;

e) semnarea și transmiterea documentelor în format electronic pentru entitățile publice direct subordonate (denumire entitate publică, cod de identificare fiscală).

(4) Persoanele pentru care se solicită înrolarea pot avea atribuite unul sau mai multe roluri dintre cele prevăzute la alin. (3) pentru accesarea funcționalităților sistemului național de raportare – Forexebug.

(5) Fiecare persoană dintre cele prevăzute la alin. (4) va utiliza un singur certificat digital calificat pentru entitatea publică care a solicitat înrolarea acesteia.

(6) În situația în care se solicită înrolarea pentru o persoană de către mai multe entități publice, aceasta trebuie să dețină certificate digitale calificate distincte, iar fiecare entitate publică va aplica prezenta procedură.

CAPITOLUL II
Reguli privind înregistrarea, modificarea și revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug prin „Punctul Unic de Acces” al persoanelor înrolate și a rolurilor aferente A se vedea și Ordin 2744/2017.

A. Înregistrarea persoanelor pentru care se solicită înrolarea și a rolurilor aferente

Art. 3. –

(1) Pentru acordarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug prin intermediul „Punctului Unic de Acces”, entitățile publice depun la unitățile teritoriale ale Trezoreriei Satului la care își au deschise conturile de cheltuieli bugetare următoarele:

1. formularul „Cerere privind înrolarea/modificarea accesului/revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare (Forexebug)” (anexa nr. 4), semnat de conducătorul entității publice sau înlocuitorul său de drept, potrivit legii. În formularul completat pentru fiecare persoană pentru care se solicită înrolarea se bifează opțiunea „Accesul cu certificat digital calificat la sistemul Forexebug” și rolul/rolurile ce i se atribuie, cu precizarea că rolurile prevăzute la art. 2 alin. (3) lit. b) și respectiv la art. 2 alin. (3) lit. c) nu pot fi bifate simultan;

2. fișierul ce conține certificatul digital calificat exportat, salvat pe suport electronic. Instrucțiunile privind exportul certificatului digital calificat sunt publicate pe site-ul Ministerului Finanțelor Publice – „Punct Unic de Acces” – Sistemul național de raportare – Forexebug;

3. copie de pe actul de identitate al persoanei pentru care se solicită înrolarea.

(2) Formularul prevăzut la alin. (1) pct. 1:

a) poate fi descărcat de pe site-ul Ministerului Finanțelor Publice prin „Punctul Unic de Acces” – Sistemul național de raportare – Forexebug sau poate fi ridicat de la unitățile teritoriale ale Trezoreriei Statului la care entitățile publice își au deschise conturile de cheltuieli bugetare;

b) se întocmește în două exemplare, din care exemplarul nr. 1 rămâne la unitatea teritorială a Trezoreriei Statului, iar exemplarul nr. 2 se restituie entității publice, după completarea de către unitatea teritorială a Trezoreriei Statului a rubricilor destinate acesteia.

(3) Administratorii procedează la verificarea documentelor prevăzute la alin. (1) și la introducerea în sistem a informațiilor aferente persoanei/persoanelor pentru care se solicită înrolarea.

(4) În situația în care informațiile introduse de administratori în sistem sunt corecte, persoana pentru care se solicită înrolarea este înregistrată în acest sistem. Persoana astfel înregistrată în sistem primește la adresa de e-mail înscrisă în formularul prevăzut la alin. (1) pct. 1 confirmarea faptului că a fost înregistrată.

(5) În baza informațiilor din formularul prevăzut la alin. (1) pct. 1, administratorii atribuie persoanei pentru care se solicită înrolarea, înregistrate în sistem, rolul/rolurile solicitate. Persoana înrolată primește la adresa de e-mail înscrisă în formularul prevăzut la alin. (1) pct. 1 confirmarea fiecărui rol atribuit.

(6) În situația în care documentele depuse nu sunt întocmite corect sau informațiile aferente certificatului digital calificat introduse de administratori în sistem nu sunt valide, unitatea teritorială a Trezoreriei Statului comunică faptul că persoana pentru care s-a solicitat înrolarea nu a fost înregistrată în sistemul național de raportare – Forexebug, precum și motivele neînregistrării acesteia, la adresa de e-mail înscrisă în formularul „Cerere privind înrolarea/modificarea accesului/revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare (Forexebug)” (anexa nr. 4), precum și entității publice, cu adresă scrisă (transmisă prin fax, prin poștă etc.).

(7) Operațiunile prevăzute la alin. (3)-(6) se efectuează de administratori în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data primirii documentelor prevăzute la alin. (1).

(8) După primirea e-mailurilor prevăzute la alin. (4) și (5) în termenul prevăzut la alin. (7), persoana înrolată poate accesa funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug, potrivit rolurilor atribuite.

(9) În cazul în care persoanei pentru care se solicită înrolarea îi sunt stabilite/i-au fost delegate, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, și atribuții în vederea semnării și transmiterii în sistemul național de raportare – Forexebug prin intermediul „Punctului Unic de Acces” a bugetului individual al unei entități publice direct subordonate, entitatea publică ierarhic superioară depune următoarele documente:

a) în situația în care persoana nu a fost înrolată în sistem – documentele prevăzute la alin. (1), cu precizarea că în formularul „Cerere privind înrolarea/modificarea accesului/revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare (Forexebug)” (anexa nr. 4), pe lângă celelalte informații, se bifează obligatoriu cel puțin rolurile prevăzute la art. 2 alin. (3) lit. d) și e);

b) în situația în care persoana este înrolată în sistem – numai formularul „Cerere privind înrolarea/modificarea accesului/revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare (Forexebug)” (anexa nr. 4), în care, pe lângă celelalte informații, se bifează obligatoriu cel puțin rolurile prevăzute la art. 2 alin. (3) lit. d) și e).

(10) În situația prevăzută la alin. (9), entitatea publică ierarhic superioară depune documentele la unitatea teritorială a Trezoreriei Statului la care își are deschise propriile conturi.

(11) Procedura menționată la alin. (1)-(8) se aplică în mod corespunzător și în situația prevăzută la alin. (9).

(12) La unitățile teritoriale ale Trezoreriei Statului, corectitudinea înregistrării în sistem a persoanelor înrolate se certifică prin semnarea formularului „Cerere privind înrolarea/modificarea accesului/revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare (Forexebug)” (anexa nr. 4) atât de administrator, cât și de o altă persoană desemnată de conducătorul unității teritoriale a Trezoreriei Statului prin înscrierea în fișa postului a atribuției de verificare a datelor preluate de administrator.

(13) În situația în care, ca urmare a verificării efectuate potrivit alin. (12), se constată erori de preluare a datelor față de cele cuprinse în „Cerere privind înrolarea/modificarea accesului/revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare (Forexebug)” (anexa nr. 4), depusă de entitatea publică, acestea vor fi corectate de către administrator.

(14) Operațiunile prevăzute la alin. (12) și (13) se efectuează în ziua înregistrării în sistem a persoanelor înrolate.

B. Modificarea rolurilor persoanelor înrolate

Art. 4. –

(1) Pentru modificarea rolurilor deținute de persoanele înrolate, entitățile publice depun la unitățile teritoriale ale Trezoreriei Statului la care își au deschise conturile de cheltuieli bugetare un nou formular „Cerere privind înrolarea/modificarea accesului/revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare (Forexebug)” (anexa nr. 4), în care se bifează opțiunea „Actualizarea rolurilor pentru accesarea sistemului Forexebug” și rolul/rolurile ce i se atribuie. Formularul astfel depus se completează cu toate rolurile pe care le deține persoana înrolată începând cu data modificării și înlocuiește formularul depus potrivit art. 3 alin. (1) pct. 1 sau formularul prevăzut la art. 3 alin. (9) lit. b).

(2) În baza informațiilor din formularul prevăzut la alin. (1) administratorii procedează la actualizarea (ștergere/adăugare) rolurilor atribuite persoanelor înrolate, operațiune care se verifică potrivit art. 3 alin. (12).

(3) Persoana înrolată de entitatea publică ale cărei roluri au fost modificate primește la adresa de e-mail înscrisă în formularul prevăzut la alin. (1) confirmarea fiecărui rol actualizat.

(4) După primirea e-mailurilor prevăzute la alin. (3), persoana înrolată poate accesa funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug, potrivit rolurilor actualizate.

(5) Operațiunile prevăzute la alin. (2) se efectuează de administratori în termen de maximum o zi lucrătoare de la data primirii formularului prevăzut la alin. (1).

C. Revocarea persoanelor înrolate

Art. 5. –

(1) Pentru revocarea accesului persoanelor înrolate la funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug, entitățile publice depun la unitățile teritoriale ale Trezoreriei Statului la care își au deschise conturile de cheltuieli bugetare un nou formular „Cerere privind înrolarea/modificarea accesului/revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare (Forexebug)” (anexa nr. 4), în care se bifează opțiunea „Revocarea accesului la sistemul Forexebug”, dar fără a fi bifată nicio rubrică destinată rolurilor.

(2) În baza informațiilor din formularul prevăzut la alin. (1) administratorii procedează cumulativ atât la ștergerea rolurilor atribuite persoanei înrolate, cât și la eliminarea (ștergerea) din sistemul național de raportare – Forexebug a certificatului digital calificat al acesteia.

(3) Persoana înrolată pentru care a fost solicitată de entitatea publică revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug primește la adresa de e-mail înscrisă în formularul prevăzut la alin. (1) confirmarea ștergerii rolului/rolurilor și eliminării (ștergerii) certificatului digital calificat din Forexebug.

(4) Operațiunile prevăzute la alin. (2) se efectuează de administratori în ziua primirii formularului prevăzut la alin. (1).

(5) Începând cu ziua depunerii formularului prevăzut la alin. (1) persoana înrolată și revocată de entitatea publică nu va mai efectua operațiuni în sistem.

(6) Procedura prevăzută la prezentul articol se aplică și în vederea revocării persoanelor înrolate potrivit prevederilor art. 3 alin. (9).

D. Modificarea datelor de identificare a persoanei înrolate și/sau a adresei de e-mail

Art. 6. –

(1) Entitățile publice au obligația ca, în situația în care datele de identificare (nume/prenume) ale unei persoane înrolate se modifică, să procedeze la depunerea documentelor prevăzute la art. 3 alin. (1) pct. 1 și 3, iar în situația în care se modifică alte informații referitoare la persoana înrolată (adresa de e-mail, funcție, departament), să procedeze la depunerea formularului prevăzut la art. 3 alin. (1) pct. 1. Formularul astfel depus înlocuiește formularul depus potrivit art. 3 alin. (1) pct. 1 sau formularul prevăzut la art. 3 alin. (9) lit. b).

(2) Administratorii din cadrul unităților teritoriale ale Trezoreriei Statului, la primirea documentelor prevăzute la alin. (1), procedează la actualizarea informațiilor din sistem potrivit documentelor prevăzute la alin. (1), operațiunea verificându-se potrivit prevederilor art. 3 alin. (12).

(3) Operațiunile prevăzute la alin. (2) se efectuează de administratori în termen de maximum o zi lucrătoare de la data primirii documentelor prevăzute la alin. (1).

(4) Persoana înregistrată în sistem căreia i-au fost actualizate datele primește la adresa de e-mail înscrisă în formularul prevăzut la art. 3 alin. (1) pct. 1 confirmarea operațiunilor efectuate.

E. Reînnoirea certificatului digital

Art. 7. –

(1) Documentele prevăzute la art. 3 alin. (1) se depun la unitățile teritoriale ale Trezoreriei Statului la care își au deschise conturile de cheltuieli bugetare entitățile publice, ori de câte ori se reînnoiește certificatul digital calificat (de exemplu: valabilitatea certificatului digital calificat a expirat etc.).

(2) În formularul prevăzut la art. 3 alin. (1) pct. 1 se bifează opțiunea „Reînnoirea certificatului digital calificat pentru accesarea sistemului Forexebug” și rolul/rolurile ce i se atribuie persoanei pentru care se solicită înrolarea.

(3) Administratorii verifică documentele prevăzute la alin. (1) și în baza acestora procedează la:

a) eliminarea (ștergerea) certificatului digital calificat înregistrat în sistemul național de raportare – Forexebug;

b) înregistrarea în sistemul național de raportare – Forexebug a noului certificat digital calificat;

c) verificarea rolurilor înregistrate în sistemul național de raportare – Forexebug cu cele înscrise în formularul „Cerere privind înrolarea/modificarea accesului/revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare (Forexebug)” (anexa nr. 4) depus.

(4) În situația în care rolurile au rămas nemodificate, persoanele înrolate primesc e-mailuri prin care se confirmă efectuarea operațiunilor prevăzute la alin. (3) lit. a) și b).

(5) În situația în care în urma verificării prevăzute la alin. (3) lit. c) se constată diferențe, administratorii procedează la actualizarea (ștergere/adăugare) rolului/rolurilor, iar persoanele înrolate primesc e-mailuri prin care se confirmă efectuarea operațiunilor respective.

(6) Operațiunile prevăzute la alin. (3)-(5) se efectuează de administratori în termen de maximum o zi lucrătoare de la data primirii documentelor prevăzute la alin. (1).

CAPITOLUL III Dispoziții aplicabile entităților publice pilot

Art. 8. –

(1) Entitățile publice care au utilizat funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug până la data intrării în vigoare a prezentei proceduri sunt considerate entități publice pilot.

(2) Entitatea publică pilot procedează la depunerea formularului „Cerere privind înrolarea/modificarea accesului/revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare (Forexebug) ” (anexa nr. 4) la unitatea teritorială a Trezoreriei Statului la care își are deschise conturile de cheltuieli bugetare, bifând opțiunea „Accesul cu certificat digital calificat la sistemul Forexebug” și rolurile solicitate, în situația în care persoana care a utilizat sistemul național de raportare – Forexebug își păstrează calitatea de persoană înrolată.

(3) În situația în care entitatea publică revocă persoana care a utilizat sistemul național de raportare – Forexebug, procedează la depunerea formularului prevăzut la art. 5 alin. (1).

(4) Administratorii din cadrul unităților teritoriale ale Trezoreriei Statului, la primirea documentelor prevăzute la alin. (2) și (3), procedează potrivit regulilor privind înregistrarea, modificarea și revocarea accesului la funcționalitățile sistemului național de raportare – Forexebug, după caz, stabilite la cap. II.

Art. 9. –

Entitățile publice pilot vor lua măsuri pentru depunerea documentelor prevăzute la art. 8 în termen de două luni de la intrarea în vigoare a prezentei proceduri.

CAPITOLUL IV Întocmirea, semnarea și transmiterea rapoartelor către sistemul național de raportare – Forexebug

Art. 10. –

(1) Entitățile publice au obligația întocmirii rapoartelor, semnării electronice și transmiterii electronice a acestora către sistemul național de raportare – Forexebug, potrivit metodologiei, formatului și la termenele prevăzute în procedura de funcționare a sistemului.

(2) Semnarea electronică a rapoartelor se realizează de către persoanele înrolate și care au atribuit rolul de semnare și transmitere a documentelor electronice.

CAPITOLUL V Dispoziții finale

Art. 11. –

(1) Unitățile teritoriale ale Trezoreriei Statului vor comunica entităților publice prevăzute la art. 3 alin. (1), cu adresa scrisă, data de la care acestea au obligația de a începe utilizarea funcționalităților sistemului național de raportare – Forexebug, cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de data respectivă.

(2) Entitățile publice au obligația de a depune documentele prevăzute la art. 3 alin. (1) cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de data de la care încep utilizarea funcționalităților sistemului național de raportare – Forexebug.