Anexa 1 Ordinul 1917/2005

CAPITOLUL  1

     DISPOZITII GENERALE

     1.1. Obiectul contabilitatii publice

     Institutiile publice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara si, dupa caz, contabilitatea de gestiune.

     Contabilitatea, ca activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a rezultatelor obtinute din activitatea institutiilor publice, trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxurile de trezorerie, atat pentru cerintele interne ale acestora, cat si pentru utilizatori externi: Guvernul, Parlamentul, creditorii, clientii, dar si alti utilizatori (organismele financiare internationale).

     Contabilitatea institutiilor publice asigura informatii ordonatorilor de credite cu privire la executia bugetelor de venituri si cheltuieli, rezultatul executiei bugetare, patrimoniul aflat in administrare, rezultatul patrimonial (economic), costul programelor aprobate prin buget, dar si informatii necesare pentru intocmirea contului general anual de executie a bugetului de stat, a contului anual de executie a bugetului asigurarilor sociale de stat si fondurilor speciale.

     In sensul prevederilor Legii finantelor publice nr. 500/2002, institutii publice reprezinta denumirea generica ce include Parlamentul, Administratia Prezidentiala, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice, alte autoritati publice, institutiile publice autonome, precum si institutiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finantare a acestora.

     In sensul prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului privind finantele publice locale nr. 45/2003, aprobata cu modificari si completari, institutii publice reprezinta denumirea generica ce include comunele, orasele, municipiile, sectoarele municipiului Bucuresti, judetele, municipiul Bucuresti, institutiile si serviciile publice din subordinea acestora, cu personalitate juridica, indiferent de modul de finantare a activitatii acestora.

     Potrivit reglementarilor existente in domeniul finantelor publice si a contabilitatii, contabilitatea publica cuprinde:

     a) contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, care sa reflecte incasarea veniturilor si plata cheltuielilor aferente exercitiului bugetar;

     b) contabilitatea trezoreriei statului;*

     c) contabilitatea generala bazata pe principiul constatarii drepturilor si obligatiilor, care sa reflecte evolutia situatiei financiare si patrimoniale, precum si excedentul sau deficitul patrimonial;

     d) contabilitatea destinata analizarii costurilor programelor aprobate.*

     In aplicarea prevederilor pct. a) si c), planul de conturi va cuprinde:

     – conturi bugetare – pentru reflectarea incasarii veniturilor si platii cheltuielilor si determinarea rezultatului executiei bugetare (excedent sau deficit bugetar). Contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare se realizeaza cu ajutorul unor conturi speciale, deschise pe structura clasificatiei bugetare in vigoare. Aceste conturi asigura inregistrarea veniturilor incasate si a cheltuielilor platite, potrivit bugetului aprobat si furnizeaza informatiile necesare intocmirii contului de executie bugetara si stabilirii rezultatului executiei bugetare.

     – conturi generale – pentru reflectarea activelor si pasivelor institutiei, a cheltuielilor si veniturilor aferente exercitiului, indiferent daca veniturile au fost incasate iar cheltuielile platite, pentru determinarea rezultatului patrimonial (excedent sau deficit patrimonial);

     Conturile contabile vor fi conforme cu prezentele norme, corecte si complete si vor prezenta situatia reala si exacta a patrimoniului si a modului de implementare a bugetului.

––––

     * Contabilitatea trezoreriei statului nu face obiectul prezentelor norme.

     * Contabilitatea destinata analizarii costurilor programelor aprobate va fi dezvoltata din punct de vedere metodologic dupa implementarea componentei c).

     Institutiile publice au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla cu ajutorul conturilor prevazute in planul de conturi general.

     Planul de conturi general cuprinde urmatoarele clase de conturi:

     – clasa 1 „Conturi de capitaluri”;

     – clasa 2 „Conturi de active fixe”;

     – clasa 3 „Conturi de stocuri si productie in curs de executie”;

     – clasa 4 „Conturi de terti”;

     – clasa 5 „Conturi la trezoreria statului si banci comerciale”;

     – clasa 6 „Conturi de cheltuieli”;

     – clasa 7 „Conturi de venituri si finantari”.

     In cadrul claselor exista mai multe grupe de conturi, iar grupele sunt dezvoltate pe conturi sintetice de gradul I si II. Conturile sintetice pot fi dezvoltate in conturi analitice in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii de informare.

     Cu ajutorul acestor conturi, institutiile publice inregistreaza operatiunile economico-financiare pe baza principiilor contabilitatii de drepturi si obligatii (de angajamente), respectiv in momentul crearii, transformarii sau disparitiei/anularii unei valori economice, a unei creante sau unei obligatii.

     Corespondentele stabilite in cadrul functiunii fiecarui cont prin prezentele norme nu sunt limitative. Ele pot fi dezvoltate in cadrul fiecarei institutii, cu respectarea continutului economic al operatiunii respective, a cerintelor contabilitatii bazata pe principiul drepturilor si obligatiilor si a prevederilor legale in vigoare.

     In acest sens, ordonatorii principali de credite urmeaza sa elaboreze planuri de conturi cu dezvoltarea conturilor in analitice precum si monografii continand operatiuni specifice domeniului de activitate respectiv.

     Conturile din planul de conturi nu reprezinta temei legal pentru inregistrarea unor operatiuni in contabilitate.

     1.2. Organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice

     Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la institutiile publice revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective.

     Institutiile publice organizeaza si conduc contabilitatea de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare si raspund impreuna cu personalul din subordine de organizarea si conducerea contabilitatii, in conditiile legii.

     Seful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupa functia de conducere a compartimentului financiar-contabil si care raspunde si de activitatea de incasare a veniturilor si de plata a cheltuielilor sau, dupa caz, una dintre persoanele care indeplineste aceste atributii in cadrul unei institutii publice care nu are in structura sa un compartiment financiar-contabil sau persoana care indeplineste aceste atributii pe baza de contract, in conditiile legii.

     Institutiile publice la care contabilitatea nu este organizata in compartimente distincte sau care nu au personal incadrat cu contract individual de munca, potrivit legii, pot incheia contracte de prestari de servicii, pentru conducerea contabilitatii si intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, cu societati comerciale de expertiza contabila sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. Incheierea contractelor se face cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de bunuri si servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceasta destinatie.

     Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa asigure, potrivit legii, conditiile necesare pentru organizarea si conducerea corecta si la zi a contabilitatii, organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, precum si valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de intocmire a situatiilor financiare, depunerea la termen a acestora la organele in drept, pastrarea documentelor justificative, a registrelor si situatiilor financiare, organizarea contabilitatii de gestiune adaptate la specificul institutiei publice.

     1.3. Moneda si cursul de inregistrare

     Contabilitatea operatiunilor economico-financiare se tine in limba romana si in moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.

     Operatiunile privind incasarile si platile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul zilei, comunicat de Banca Nationala a Romaniei.

     La data intocmirii situatiilor financiare, elementele monetare exprimate in valuta (disponibilitati si alte elemente asimilate, creante si datorii) se reevalueaza la cursul comunicat de Banca Nationala a Romaniei valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.

     Inregistrarea in contabilitatea institutiilor publice a operatiunilor privind contributia financiara nerambursabila a Comunitatii Europene se efectueaza in EURO si in lei, la cursul INFO-euro.

     Cursul INFO-euro reprezinta rata de schimb intre euro si moneda nationala si este comunicat de Banca Centrala Europeana.

     Cursul INFO-euro utilizat la inregistrarea in contabilitate a operatiunilor din luna curenta (n) este cel din penultima zi lucratoare a lunii precedente (n-1). Acest curs va fi utilizat de catre toate institutiile publice care efectueaza operatiuni finantate din fonduri comunitare PHARE, ISPA etc., respectiv: Agentii si/sau Autoritati de Implementare, institutiile publice – beneficiari finali – ai fondurilor respective sub diverse forme: disponibilitati, bunuri, servicii.

     Elementele monetare exprimate in euro: disponibilitati si depozite bancare, creante si datorii, se reevalueaza cel putin, la intocmirea situatiilor financiare, la cursul INFO-euro comunicat in penultima zi lucratoare a lunii in care se intocmesc situatiile financiare.

     1.4. Documente justificative si registre de contabilitate

     1.4.1. Documente justificative – prevederi generale

     Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, constituie contraventii la Legea contabilitatii, daca nu sunt savarsite in astfel de conditii incat, potrivit legii, sa fie considerate infractiuni.

     Institutiile publice consemneaza operatiunile economico-financiare in momentul efectuarii lor in documente justificative pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile dupa caz.

     Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

     Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

     Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

     – denumirea documentului;

     – denumirea si, dupa caz, sediul unitatii care intocmeste documentul;

     – numarul documentului si data intocmirii acestuia;

     – mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);

     – continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

     – datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate;

     – numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;

     – alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

     Inregistrarile in contabilitate se efectueaza cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru forma de inregistrare in contabilitate „maestru-sah”.

     Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizand sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.

     Registrele de contabilitate si formularele comune pe economie, care nu au regim special de inseriere si numerotare, privind activitatea financiara si contabila, pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile institutiilor publice, cu conditia respectarii continutului minimal de informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.

     Numarul de exemplare al formularelor care nu au regim special de inseriere si numerotare poate fi diferit de cel prevazut in reglementarile legale, in conditiile in care procedurile proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii impun acest lucru.

     1.4.2. Forma de inregistrare in contabilitate

     Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a operatiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului bugetar.

     La institutiile publice, forma de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economico-financiare este „maestru-sah”.

     In cadrul formei de inregistrare „maestru-sah”, principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea-mare si Balanta de verificare.

     La institutiile publice se poate folosi forma de inregistrare in contabilitate „maestru-sah simplificat”. In acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe „Fise de cont pentru operatii diverse”, deschise pentru fiecare cont sintetic in Cartea-mare (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fisele mentionate la forma de inregistrare „maestru-sah”.

     Evidenta analitica a creditelor bugetare, platilor de casa si a cheltuielilor efective se tine cu ajutorul „Fisei pentru operatii bugetare”.

     1.4.3. Registrele de contabilitate

     Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea mare.

     Acestea se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

     Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz.

     Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica a modificarii elementelor de activ si de pasiv ale institutiei.

     Registrul-jurnal se intocmeste de fiecare institutie publica intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta institutiei.

     Numerotarea filelor registrelor se va face in ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor.

     Se intocmeste zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrarea cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si de pasiv ale unitatii.

     Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate, pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal-auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal.

     Institutiile publice pot utiliza jurnale auxiliare pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor etc. Acestea pot inregistra in Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

     In conditiile conducerii contabilitatii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, fiecare operatiune economico-financiara se va inregistra prin articole contabile, in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a documentelor in unitate. In aceasta situatie, Registrul-jurnal se editeaza lunar, iar paginile vor fi numerotate pe masura editarii lor.

     In cazul in care o institutie publica are unitati subordonate fara personalitate juridica care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare, Registrul-jurnal se va conduce de catre unitatile subordonate, cu conditia inregistrarii acestuia in evidenta unitatii.

     Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv grupate in functie de natura lor, inventariate potrivit legii.

     Registrul-inventar se intocmeste de fiecare institutie publica intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta institutiei.

     Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea institutiei, cel putin odata pe an pe parcursul functionarii institutiei, cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege pe baza de inventar faptic.

     In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului.

     Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora.

     In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului.

     In cazul in care o institutie publica are unitati subordonate fara personalitate juridica care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare, registrul-inventar se va conduce de catre unitatile subordonate, cu conditia inregistrarii acestuia in evidenta unitatii.

     Registrul „Cartea mare” este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, existenta si miscarea elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat.

     Registrul Cartea mare (sah) se intocmeste intr-un exemplar, lunar, separat pentru debitul si separat pentru creditul fiecarui cont sintetic, pe masura inregistrarii operatiunilor.

     Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cartii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii.

     1.4.4. Balanta de verificare

     Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare.

     Balanta de verificare se intocmeste pe baza datelor preluate din Cartea mare (sah), respectiv din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.

     Pentru verificarea inregistrarilor in contabilitatea analitica se intocmesc balante de verificare analitice. La institutiile publice, balantele de verificare sintetice se intocmesc lunar iar balantele de verificare analitice, cel mai tarziu la sfarsitul perioadei pentru care se intocmesc situatiile financiare.

     Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile institutiei urmatoarele elemente: simbolul si denumirea conturilor, in ordinea inscrisa in planul de conturi, soldurile initiale sau totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii precedente dupa caz, rulajele curente debitoare si creditoare, totalul sumelor debitoare si creditoare, soldurile finale debitoare si creditoare. In balanta de verificare pentru luna ianuarie rubrica „solduri initiale” se completeaza cu soldurile finale debitoare si creditoare ale lunii decembrie ale anului precedent.

     1.4.5. Arhivarea, pastrarea si reconstituirea documentelor

     Institutiile publice au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate.

     Raspunderea pentru arhivarea documentelor financiar-contabile revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

     Registrele de contabilitate si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane, care dispun de conditii corespunzatoare.

     Termenul de pastrare a registrelor si documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani. Situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 50 de ani.

     In caz de incetare a activitatii, institutiile publice predau documentele la arhivele statului sau arhivele militare, dupa caz.

     Arhivarea registrelor de contabilitate, a documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

     Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie inscrise in documente originale, intocmite sau reconstituite, potrivit legii.

     Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa instiinteze in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii respective.

     In cazul in care pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.

     Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire”.

     Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea „RECONSTITUIT”, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

     Documentele reconstituite potrivit legii constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

     1.4.6. Sistemul informatic

     Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei institutii trebuie sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.

     La elaborarea si adaptarea programelor informatice trebuie avute in vedere criteriile minimale pentru programele informatice utilizate in activitatea financiara si contabila, potrivit reglementarilor legale in vigoare.

     Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automata a datelor poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

     Responsabilitatile ce revin personalului institutiei cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

     Din punct de vedere al bazei de date trebuie sa existe posibilitatea reconstituirii in orice moment a continutului registrelor, jurnalelor si altor documente financiar-contabile.

     1.5. Exercitiul financiar

     Exercitiul financiar reprezinta perioada pentru care trebuie intocmite situatiile financiare anuale si, de regula, coincide cu anul calendaristic. Durata exercitiului financiar este de 12 luni.

     Exercitiul financiar incepe la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie, cu exceptia primului an de activitate, cand acesta incepe la data infiintarii institutiei publice, potrivit legii.